Les missions du poste
L'ESTHUA, Institut national de tourisme - Innto France, composante de l'université d'Angers, propose des formations en licences (2 mentions), licences professionnelles (7), masters (3 mentions), DEUST et diplôme d'université en formation initiale et continue.
Elle rassemble plus de 3600 étudiants sur les sites d'Angers, Cholet, Saumur, les Sables d'Olonne mais également à l'international. Elle fédère une équipe de plus de 30 personnels administratifs et techniques, 80 enseignants-chercheurs et enseignants, 450 intervenants professionnels.
Assurer la gestion des stages :
- Réaliser les conventions de stage (licence et master) et en assurer le suivi (avenants, attestations évaluations accidents de travail)
- Informer et accompagner les étudiants dans la recherche de stage
- Assurer en présentiel et en coordination avec les responsables de formation, l'animation de sessions d'information à destination des étudiants relatives aux stages et à l'élaboration des conventions sur lp'Oline
- Aider à la mise en place des outils dédiés proposer des améliorations et suivre les évolutions (lp'oline, Evalstag,e...)
Participer à la promotion et au développement des relations entreprises
- Contribuer à la promotion et à la valorisation de l'offre de formation (participation aux salons professionnels, étudiants ...)
- Aider à l'organisation d'événements en lien avec le monde professionnel (Forum des Métiers, Printemps du Tourisme, ...)
- Contribuer à la fiabilisation et à l'enrichissement e la base de contacts entreprises et partenaires.
Assurer la gestion administrative des ateliers oenologiques de l'ESTHUA Innto Angers
- Gérer les inscriptions des participants et répondre aux demandes d'information.
- Assurer la création des FUA et le suivi administratif des dossiers.
- Transmettre les supports de cours et les informations pratiques aux intervenants et participants.
- Veiller au bon suivi des listes d'inscrits et à la circulation des informations.
Assurer la coordination et la circulation de l'information
- Travailler en réciprocité avec les services du Pôle Gestion des étudiants: Licence,Master, Planning
- Effectuer les relances auprès des entreprises pour avoir les notes de stage
- Informer service Licence et le service Master des évaluations de stages manquantes après relance auprès des entreprise
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Le profil recherché
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement de l'université
- Connaissance de la réglementation afférente aux stages
- Connaissance des formations proposées par la composante
Savoir faire :
- Maîtriser les outils lp'Oline, Evalstage, et les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableau, logiciel de messagerie,
- Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Savoir analyser et gérer les demandes d'information(écoute, reformulation, compréhension)
- Être méthodique dans l'organisation de son travail et savoir hiérarchiser les tâches
- Savoir suivre les procédures et appliquer la réglementation
- Savoir rechercher l'information
Savoir-être :
- Savoir communiquer et s'adapter à son interlocuteur (enseignants,étudiants, collègues).
- Avoir le sens de l'accueil et du service public.
- Être discret gérer la confidentialité des informations et des données.
- Savoir travailler en équipe
- Être disponible, savoir réagir à des situations données
Compétences requises
- Traitement de texte
- Logiciels bureautiques
- Rigueur et méthode
- Système d'information