Assistant Administratif Polyvalente H/F - Halligon Holding Investissement

Domaine : formation professionnelle
Présentation de l'entreprise :
ACI est une entreprise regroupant 3 organismes de formation professionnelle et un cabinet de conseil, à savoir :
- Up'teamhomme, spécialisée dans les formations gestion et management
- Securifor, axant les formations dans les domaines de la santé et sécurité au travail
- Formapics, visant quant à elle, les formations de formateurs
- Securifor Audit, cabinet de conseil en santé et sécurité au travail.
Bien qu'il s'agisse d'une multi-entité, l'entreprise est une TPE. L'équipe est composée de 6 personnes : le gérant, trois formateurs, une assistante administrative polyvalente et une assistante commerciale.
Description du poste :
En tant qu'assistant(e) administratif(ve) polyvalente, votre travail sera réparti entre les 4 structures.
Le poste est composé en trois parties : une partie administrative, qui représente le coeur de votre poste, une partie comptable et une partie commerciale en collaboration avec la personne chargée de la commercialisation.
La partie administrative, (40%) : vous gérez l'administratif des différentes structures de formations, en lien avec la personne commerciale qui vous appui.
- Assurer le suivi des clients, des formations en cours
- Répondre aux appels téléphoniques, renseigner les clients
- Gérer les dossiers de formation
- Gérer les plannings des formateurs
- Gérer l'administratif en lien avec la certification Qualiopi
- Assurer l'interface administrative entre le commercial et la facturation

La partie comptable, (30%) : vous aurez à assurer l'enregistrement des factures clients et fournisseurs dans le logiciel du cabinet d'expertise comptable
- Assurer l'enregistrement comptable du quotidien
- Assurer l'interface avec le cabinet comptable
- Gérer les refacturations entre les sociétés
- Gérer les tableaux de bords économiques d'activités

La partie commerciale, (10%) : vous aurez à effectuer le suivi des clients, les relances pour les formations et la réponse aux demandes.
- Relance téléphonique auprès des clients (propositions commerciales), mailings de relance
- Vous fidélisez les clients au travers d'une approche axée sur le conseil et la création de partenariats qui s'inscrivent dans la durée
- Etablissement des devis, envoi des propositions aux clients et prospects

Vous serez formé(e) à nos produits, offre commerciale et logiciel de gestion.

Profil souhaité :
Vous avez un niveau d'études minimum Bac +2 dans le domaine administratif et comptable, et/ou vous êtes doté d'une expérience dans ces domaines de 3 ans, idéalement dans secteur de la formation professionnelle continue.
Vous êtes orienté « client ». Vous aimez convaincre et négocier, vous avez un excellent relationnel, on entend votre sourire au téléphone. Vous appréciez que l'on vous donne de l'autonomie dans votre organisation. Vous faites preuve de polyvalence et d'autonomie. Vous avez de bonnes capacités d'adaptation.
Votre maîtrise des outils informatiques sont des atouts essentiels de réussite à ce poste.

Experience: 24 Mois

Compétences: Principes de base en comptabilité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Reporting
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Etablissement de devis
• Accompagnement du client
• Autonomie
• Facturation
• Réactivité
• Capacité d’adaptation