Assistant Administratif - CDD à Temps Plein H/F - Association Viexidom Services

Vous recherchez un métier qui a du sens ? En rejoignant Viexidom Services, vous intégrez une entreprise associative qui porte un projet humaniste et solidaire : accompagner et prendre soin des personnes qui en ont besoin. Nos 250 collaborateurs agissent tous les jours pour assurer le bien-être et faciliter le quotidien de 2000 usagers en Maine-et-Loire. Notre plateforme de services intervient 7/7 jours et 24/24 heures pour une réponse globale et personnalisée : aide à domicile, accompagnement social, soins, mais aussi prévention et lien social.Afin de pallier aux absences durant la période estivale nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) H/F dans le cadre d'un CDD temps plein du 29/07 au 21/08 au sein de notre pôle Handicap, Centre de Soins et Garde Itinérante de nuit.En intégrant l'équipe au sein de Viexidom Services, vous accompagnez Ophélie et Maud, deux Infirmières Coordinatrices afin de favoriser l'intervention des professionnels auprès des bénéficiaires.Vos futures missions :Vous prendrez en charge les activités suivantes :- Assurer la relation entre les bénéficiaires et les intervenant(e)s- Accueillir et traiter les demandes des bénéficiaires et des intervenants à domicile- Transmettre aux Infirmières Coordinatrices les informations survenues lors de l'intervention et/ou relatives à l'évolution du dossier- Le cas échéant, réaliser les permanences d'accueil (accueil physique et téléphonique)- Organiser et planifier l'activité des intervenant(e)s- Elaborer et mettre à jour le planning des intervenant(e)s dans le respect du cadre légale et conventionnel- Traiter les aléas et les modifications de planning- Signaler les difficultés de remplacement et les communiquer aux Infirmières Coordinatrices- Alerter les Infirmières Coordinatrices en cas de dépassement horaire du plan d'aide- Mettre en oeuvre le logistique nécessaire et exercer des activités administratives- Assurer la gestion des clés des domiciles et le cas échéant, le suivi du stock de matériel notamment les EPI- Participer aux réunions et au fonctionnement du service et de la structure- Mettre à jour régulièrement les dossiers informatiques des bénéficiaires et leurs accords de prise en charge- Assurer le suivi des heures intérimaires- Enregistrer et faire valider les heures d'interventions du personnel d'intervention- Organiser les déplacements professionnels- Aider à la coordination d'équipeTransversalement :- Effectuer son action en cohérence avec l'ensemble des autres acteurs du service- Coordonner son action dans le cadre des procédures définies- Respecter les procédures et les techniques en place- Rédiger les notes et les comptes-rendusProfil recherchéTitulaire d'un diplôme Bac +2 (type BTS SP3S ou BTS assistant de gestion) ou équivalentUne première expérience réussie dans le secteur médico-social serait appréciéeSavoir accueillir le publicMaitrise de l'outil informatiqueSavoir rédiger des supports, traiter et transmettre l'informationSavoir préparer et organiser des réunionsSavoir préparer et organiser des réunionsSavoirs être :Sens du dialogue, d'écoute et de la communication, discrétionOrganiser et méthodiqueCapacité à travailler en équipeRespecter le cadre établiFaire preuve d'initiative, autonomie, s'adapter à des situations imprévues ou complexes Contrat : CDD du 29/07 au 21/08Rémunération : Selon la convention collective CCN BAD (ancienneté valorisée sous justificatifs)Prise de poste : Idéalement le 29/07

Experience: Débutant acceptéCompétences: Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériquesLangues: Français exigéPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Aide à domicileListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

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