Secrétaire d'Établissement - Polyvalent H/F - France Terre d Asile

La Direction de l'Hébergement accompagné pilote l'ensemble des dispositifs d'hébergement pour demandeurs d'asile et pour bénéficiaires de la protection internationale : centres d'accueil pour demandeurs d'asile (Cada), hébergements d'urgence pour demandeurs d'asile (Huda), centres provisoires d'hébergement (CPH), ainsi que d'autres dispositifs ad hoc. Au sein de la DIHA, ces établissements visent à accompagner les demandeurs d'asile dans leurs démarches administratives, juridiques et sociales, ainsi qu'à favoriser l'insertion sociale et professionnelle des bénéficiaires de la protection internationale : accès à l'emploi et au logement, apprentissage de la langue, autonomisation des bénéficiaires, etc.Le CPH (Centre Provisoire d'Hébergement) d'Angers a pour mission d'accompagner les parcours d'inclusion sociale et d'intégration des bénéficiaires d'une protection internationale ou subsidiaires sortant des Hébergements d'urgence pour demandeurs d'asile, des plates formes et des Centres d'accueil pour demandeurs d'asile. Dans le cadre de l'extension prochaine du dispositif, le CPH renforce son équipe et recrute un conseiller d'insertion professionnelle, un psychologue, un coordinateur et un secrétaire d'établissement.

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous êtes en charge de l'accueil, du standard, du secrétariat classique et de tâches administratives diverses au sein d'un établissement ou d'une structure.

Vos missions principales sont les suivantes :

- Accueil physique, orientation vers les services internes et/ou externes, contrôle des entrées, analyse et diffusion des informations, adaptation aux situations d'urgence pour alerte ;
- Tenue du standard et des appels téléphoniques et orientation des appels vers les services internes et/ou externes ;
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, classement, distribution, affranchissement, diffusion.) ;
- Suivi de stocks (fournitures, équipements, petits matériels, produits.) et passage de commandes (réception, suivi utilisation, inventaires.) ;
- Rédaction et modification d'écrits professionnels ;
- Renseignement d'une base de données "métiers" et/ou de tableurs Excel (statistiques et indicateurs.) ;
- Réalisation d'activités administratives diverses (réservation hôtel/salle/billets déplacements, organisation réunions et tenue d'agenda.);
- Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
- Demande de devis ;
- Gestion des Tickets restaurant (réception, enregistrement, distribution, contrôle, diffusion) ;
- Tenue des tableaux d'information et des affichages obligatoires.
Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.

Votre profil :

- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac Pro à Bac +2 dans les filières du secrétariat, de l'accueil, de l'assistanat de gestion.
- Vous attestez d'une expérience professionnelle d'au moins deux ans à un poste équivalent.
- Vous savez accueillir, informer et orienter une personne. Vous savez collecter et traiter des informations, rédiger des écrits professionnels et utiliser une base de données métier. Vous savez travailler en équipe.
- Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes.

Vos conditions d'exercice :

- Liens fréquents avec les usagers.
- Télétravail régulier possible à partir de 4 mois d'ancienneté.
- Respect de l'image de l'association, des codes éthiques, de la confidentialité des données / informations détenues.
- Devoir de réserve.
- Aménagements pouvant être envisagés selon l'accessibilité de l'établissement pour les personnes en situation de handicap.

Experience: 2 An(s) - Sur poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

• Gestion de l'emploi du temps
• Tableur
• Traitement du courrier