Secrétaire Médico-Social H/F - Université d'Angers

Secrétariat médical et social:

- Accueil physique et téléphonique des agents de l'Université et des partenaires extérieurs
- Planification des visites et des entretiens médicaux
- Aide à la planification des entretiens de l'assistante du service social
- Gestion des dossiers médicaux
- Transmission des fiches de visite
- Prise des messages
- Rédaction des comptes-rendus des réunions
- Suivi de projets
- Participation à l'organisation et à la réalisation des examens complémentaires (visiotest, audiogramme)

Gestion administrative des PIM et PASUA :

- Création et mise à jour des FUA de prestations sociales
- Traitement des demandes de prestations sociales des agents
- Envoi d'un mail aux agents pour les informer du montant de l'aide versée.
- Organisation du suivi des dossiers de prestations sociales : création d'un répertoire par agent, par année et par type de prestations, pour réaliser un suivi budgétaire et un bilan d'activité

Gestion des conventions CHU/UA et CROUS/UA et des autres partenaires pour la restauration des personnels (PIM) :

- Anticipation du renouvellement des conventions, en faisant le lien avec les interlocuteurs internes UA et les interlocuteurs externes
- Actualisation des conventions et préparation des avenants si nécessaire

Soutien technique et matériel dans l'organisation des actions collectives :

- Organisation de la communication de l'évènement avec le service communication
- Création des FUA pour les inscriptions et suivi des inscriptions
- Préparation des bons de commande si intervenant extérieur en lien avec le gestionnaire financier de l'agence comptable
- Établissement d'un état de service fait

Gestion du calendrier des commissions sociales de secours et de prêt et des commissions sociales plénières :

- Fixation des dates de réunions pour la commission sociale de secours et de prêt ( 1 réunion / mois ou tous les 2 mois) : lien avec les assistantes du cabinet, DRH, agence comptable
- Création de la réunion sur Teams
- Après la commission sociale, rédaction des bordereaux de décision et envoi de l'arrêté au VP pour signature
- Transmission du bordereau à l'agence comptable pour paiement
- Fixation des dates de réunions en présentiel pour la commission sociale plénière
- Envoi des invitations, préparation de la feuille d'émargement et rédaction du compte-rendu

Communication sur les offres de la Section Régionale Interministérielle d'Action Sociales ( logement, action parentalité, loisirs ) :

- Préparation de la communication et lien avec le service communication pour diffusion aux agents

Savoirs :

- Environnement professionnel
- Connaissances générales en méthodes de gestion et de suivi
- Techniques de présentation écrite et orale

Savoir-faire :

- Utiliser les outils bureautiques
- Structurer son travail
- Transmettre des informations
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine

Savoir-être :

- Sens de la confidentialité
- Aptitude à porter les valeurs de la structure
- Rigueur/Fiabilité
- Sens relationnel
- Maîtrise de soi
- Respect du secret médical