Agent·e d'Accueil H/F - Université d'Angers

La Direction du Patrimoine Immobilier et de la Logistique répond aux besoins de construction, de conservation en bon état de fonctionnement et de sécurité du parc immobilier. Elle accompagne et soutient les demandes d'adaptation et de développement des structures et assure le soutien logistique des services centraux et des prestations ciblées pour l'établissement, notamment par une mission d'accueil physique.

Sous l'autorité de la responsable du service Accueil, l'agent assure la mission d'accueil au profit de la Présidence de l'Université d'Angers, de l'Institut INNTO ESTHUA, de la Faculté de Droit, Économie et Gestion et de l'Institut IAE. Les activités du service s'exercent sur une large amplitude horaire, nécessitant une grande disponibilité : de 7h45 à 20h00 du lundi au vendredi, périodiquement le samedi de 7h45 à 13h, et ponctuellement jusqu'à 18h.

Par l'ensemble de ces activités, l'agent d'accueil contribue à la qualité du service rendu, à la continuité de l'information auprès du public et au bon fonctionnement opérationnel des sites du Campus Saint Serge de l'Université d'Angers.

Accueillir, informer et orienter le public

Au quotidien, l'agent·e assure l'accueil des usager·ère·s sur site, les informe sur les services proposés et les oriente vers les interlocuteur·rice·s compétent·e·s. Il·elle gère les flux entrants (présentiel et téléphonique), répond aux demandes de premier niveau, guide les correspondant·e·s vers les ressources pertinentes, notamment via le site de l'Université d'Angers, et relaie les appels si nécessaire. Il·elle exploite le planning d'utilisation des locaux pour répondre aux sollicitations et veille à la bonne circulation de l'information (messages, courriels, transmissions).

Assurer des activités logistiques

L'agent·e réceptionne, trie et distribue le courrier interne et externe, et enregistre les livraisons en lien avec les services concernés. Il·elle gère les prêts de badges, clés et matériels multimédias en assurant le suivi des emprunts. Il·elle prépare les salles de réunion (aménagement, équipements, consommables), suit les commandes, gère les travaux de reprographie jusqu'à livraison et participe à la préparation des examens (copies, mise sous pli), dans le respect des procédures.

Participer à la sécurité des locaux

L'agent·e programme les badges d'accès pour les personnels et intervenant·e·s, en garantissant traçabilité et conformité. Il·elle assure la surveillance du système de sécurité incendie (SSI), suit les alertes et informe les interlocuteur·rice·s compétent·e·s en cas d'anomalie. Il·elle participe également au suivi des installations techniques et à la transmission des incidents selon les procédures établies.

Réaliser des activités de secrétariat

L'agent·e contribue au bon fonctionnement du service accueil en produisant et mettant à jour des documents (annuaires, procédures, tableaux, consignes) sous Word et Excel. Il·elle veille à la fiabilité des informations, à la cohérence de présentation et à l'actualisation régulière des supports internes. Il·elle gère le planning des salles (réservations, modifications, optimisation) et assure l'affranchissement du courrier pour la Faculté DEG.

Utiliser les outils informatiques

L'agent·e utilise Celcat pour informer les étudiant·e·s et enseignant·e·s des emplois du temps. Il·elle gère les réservations via Zimbra (organisation, confirmation, suivi) et utilise Open Fleet pour la gestion de la flotte automobile (planification, suivi, optimisation).

Connaissances

- Techniques d'accueil téléphonique et en face à face
- Organisation et fonctionnement des établissements publics
- Réglementation en matière de sécurité incendie
- Logiciels de bureautique
- Anglais : niveau notions, capacité à échanger sur des sujets simples

Compétences opérationnelles

- Accueillir, informer et orienter les usagers
- Adapter sa communication et son attitude aux différents types de publics
- Traiter, transmettre et synthétiser l'information
- Utiliser les logiciels spécifiques liés à l'activité
- Identifier, analyser et évaluer les attentes et besoins des publics concernés

Savoir-être

- Maîtrise de soi
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'écoute
- Capacité à gérer le stress

• Anglais
• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique