Assistant des Services Ressources Internes et Ingenierie Travaux H/F - 49

En rattachement à la responsable du service Ressources Internes de la Direction de la Voirie Communautaire, vous assurez des missions d'assistanat administratif et comptable pour les services Ressources Internes et Ingénierie Travaux.Vous êtes notamment en charge de l'assistanat des responsables et des collaborateurs du service, des Instances et conventions, de missions de comptabilité ainsi que de missions transversales pour le compte de la direction.Au-delà de ces deux services, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'ensemble des services de la direction, la Direction des Assemblées et Affaires Juridiques, et vous collaborerez avec d'autres directions, les secrétariats des élus, et divers prestataires, partenaires et contacts extérieurs.A ce titre, vos missions se déclinent en 4 volets :
1. Assistanat administratif auprès des deux responsables et des collaborateurs de ces services- Gérer l'accueil, les agendas, le courrier et l'organisation des réunions, - Elaborer les comptes-rendus, process administratifs et documents de suivi, préparer des courriers et notes,- Assurer un suivi des temps et absences pour les deux équipes,- Assurer le suivi des commandes de fournitures, la gestion des matériels et véhicules,- Garantir le bon usage des procédures administratives au sein des deux services,

2. Assistanat administratif des Instances et conventions (en étroite collaboration avec le Chargé Instances Conventions) :- Elaborer les rétroplannings, organiser les réunions, mettre à jour les agendas, diffuser les ordres du jour prévisionnels,- Assurer le suivi administratif des dossiers en amont et en aval des Conseils municipaux et Conseils de communauté (préparation des points direction et élus, saisies des actes sur logiciel métier, élaboration de documents de présentation, mise en signature, transmission au contrôle de légalité, notification, diffusion et classement des actes), - Participer à la programmation périodique des actes à traiter, mettre à jour les tableaux de suivi et veiller au respect des échéances.
3. Comptabilité (abonnements, documentation, alimentation, fournitures et mobiliers de bureau, petit équipement, exécution de conventions en cours ...).
4. Missions transversales pour la direction :- Suivre les interventions de gestion de deux bâtiments,- Gérer les fournitures de bureau pour la direction.