Responsable des Services Financiers - ma Angers - Secrétaire Administratif H/F - 49

Composition et effectifs du service : 5 adjoints administratifs et 1 surveillant, Pôle économat : 2 adjoints administratifs - Pôle RCN : 3 adjoints administratifs et 1 surveillant

Votre hiérarchie : Attachée responsable des services Administratifs et Financiers, Chef d'Établissement

Vos interlocuteurs métiers : Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de RENNES - Département du budget et des finances

Contrôle du service Régie des Comptes Budgétaires (ECONOMAT)

- Elaborer et suivre le budget de fonctionnement de l'établissement (tableau de bord 107)
- Suivre les contrats de maintenance et des opérations spécifiques en lien avec le service technique
- Suivre les marchés
- Contrôler les pièces de dépenses et vérifier leur bonne exécution (ZJDP)
- Formaliser le contrôle interne
- Suivre le dossier des baux (recueil des pièces, saisie du bon de commande, suivi du renouvellement...)
- Etablir les frais de changement de résidence (recueil des pièces, saisie du dossier...)
- Vérifier le classement et l'archivage chronologique rigoureux des documents comptables
- Vérifier le bon recouvrement des recettes et des écritures corrective
- Vérifier la gestion des avances
- Vérifier la gestion des valeurs inactives (enveloppes, vignettes affranchissement, ...)
- Vérifier la gestion des uniformes, vérifier la gestion des stocks
- Vérifier la prise en compte régulière des frais de déplacement/ frais de changement de résidenceContrôle du service Régie des Comptes Nominatifs :

- Veiller à l'application de la procédure type pour les cantines
- Superviser la gestion du dossier « Parties civiles » en lien avec le greffe judiciaire, le SPIP et l'application des peines
- Veiller à la prise en compte du dossier « Indigence », de secours arrivant, de l'indigence et des bourses d'étude y compris le suivi des tableaux de bord
- Vérifier la bonne exécution des formalités d'écrou, prise en charge des bijoux, valeurs et numéraire de toutes personnes détenues arrivants
- Vérifier la bonne exécution des formalités de remise de bijoux, valeurs lors d'un parloir
- Vérifier et mettre à jour en lien avec l'équipe les modalités de prélèvement du prix de location des téléviseurs et des réfrigérateurs mis à disposition à la population pénale
- Contrôler les écritures relatives aux clôtures mensuelles et annuelles
- Vérification comptable aléatoire de la caisse

Management :

- Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation
- Informer les agents sur les politiques initiées, les actions locales engagées
- Encadrer, animer et assurer le suivi de l'activité de l'équipe
- Définir les priorités et urgences à traiter avec l'équipe
- Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et, le cas échéant, les conseiller
- Assurer l'interface avec les différents services internes/externes
- Assurer la gestion des congés
- Prévenir le service des agents et la ligne fonctionnelle de toute absence
- Initier et développer des démarches innovantes
- Participer au rapport interservices et en informer l'équipe
- Assister aux réunions/formations concernant les modules Economat, RCN organisés par l'ENAP ou la DISP de Rennes

Gestion administrative :

- Elaborer, rédiger et/ou mettre à jour les fiches de procédures relatives à l'économat/la RCN
- Se tenir informée des différents textes officiels et des directives de la DISP de Rennes
- Intégrer ces nouvelles dispositions dans le fonctionnement du service et accompagner l'équipe
- Renseigner annuellement les parties ad-hoc préparatoires à l'élaboration du rapport d'activité
- Elaborer les statistiques