Assistant·e de Direction H/F - 49

Le Cabinet accompagne la présidente dans la coordination et le pilotage du travail de l'équipe de gouvernance. À ce titre, il collabore étroitement avec les vice-président·es, l'administration, les composantes, le Conseil de gouvernance, les chargé·es de mission ainsi qu'avec les partenaires socio-économiques.

Le Cabinet de la présidente est composé d'un directeur ou d'une directrice de Cabinet, d'un Chef ou d'une Cheffe de Cabinet, de deux assistant.es de direction et du ou de la déléguée à la Fondation universitaire, soit cinq agents au total.

L'assistant.e de direction du Cabinet exerce ses fonctions sous l'autorité du de la cheffe de Cabinet. Il ou elle entretient des relations de travail régulières avec les membres du Cabinet, les vice-président·es, les services de l'Université d'Angers et l'ensemble des partenaires institutionnels.Assurer le secrétariat de 5 vice-président.es

- Gérer les agendas : planification et organisation des rendez-vous et réunions
- Mise en forme de courriers

Assurer la logistique pour le Cabinet

- Réserver les restaurants et plateaux-repas
- Réserver les hébergements, transports et remboursements des états de frais
- Suivre les commandes et facturations, FUA (formulaires de l'Université d'Angers) et bons de commandes
- Réserver les salles de réunion
- Organiser la partie technique des réunions en visioconférence
- Aide à l'organisation d'évènements transversaux

Assister la Cheffe de Cabinet et le directeur de Cabinet dans leurs missions quotidiennes

- Élaborer le calendrier prévisionnel des instances, en coordination avec les différents services
- Traiter et diffuser les informations écrites et orales (courrier, téléphone, messagerie)
- Saisir les courriers et autres documents administratifs
- Enregistrer et rediriger les courriers postaux adressés la présidente
- Gérer des parapheurs entrants et sortants
- Assurer la responsabilité de l'accueil téléphonique du Cabinet et de l'accueil physique des visiteurs
- Traiter les demandes de renseignements et effectuer les mises en communication
- Filtrer et transmettre les messages écrits et oraux