Assistant·e du Chef de Service - Conseil Départemental du Maine-Et-Loire H/F - 49

Nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve pour assurer le secrétariat du Service Enfance en Danger et des missions administratives liées à la Cellule Migrants.
Vous serez responsable de l'accueil téléphonique et physique, du soutien à l'organisation du chef de service, et du suivi administratif des dossiers.

Accueil et Soutien Administratif :

Assurer l'accueil téléphonique et physique du service, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les personnes compétentes.
Participer à la permanence téléphonique et au relevé des boîtes mail du service pour assurer la continuité des services.

Organisation et Planification :

Organiser et planifier les réunions partenariales et les rendez-vous du chef de service.
Réserver des salles et des véhicules, et participer à l'organisation des réunions de service.

Gestion du Courrier et des Documents :

Traitement du courrier du service : enregistrement, distribution, gestion de la boîte de la Cellule migrants, et saisie des documents divers (courriers, rapports, tableaux, etc.).
Suivi administratif de toutes les informations transmises au chef de service, y compris celles qui intéressent d'autres partenaires.

Suivi Administratif de la RH et des MNA :

Mise à jour du planning des congés pour veiller à la continuité du service.
Organisation de la logistique inhérente à l'organisation du service, référent DPI.
Gestion des fournitures et de la maintenance, mise à jour de la documentation du service.
Suivi des demandes de traduction et d'authentification des documents d'état civil pour les MNA.
Collaboration avec la gestionnaire MNA/JMNA pour les missions de régularisation et lien avec le Parquet en son absence.

Suivi des Demandes d'Hébergement :

Transmission des informations et des demandes au chef de service pour décision.
Traitement de la décision : lien avec les partenaires, retour de la décision, et transmission des documents de prise en charge.